Uluslararası Proje Programlarında başvuru aşamasında istenilen ve kullanılması gereken ODTÜ'ye ait bilgiler aşağıda sunulmaktadır.

• Unique Entity ID:  X8NLNMLCDGA3
• PIC Number: 999643492
• VAT Number:  TR6320050974
• NCAGE Code:  T8300
• DUNS Number: 631459278
• DETSIS: 27566166
• ODTÜ Registration Date: 23.01.1957
• ODTÜ Registration No: 6887
• ODTÜ KEP Adresi: odtu@hso1.kep.tr
• EuropeAID ID:  TR-2007-DQY-2711311709

Söz konusu PIC numarası ile giriş yapıldığı takdirde kuruma ait bilgiler başvurunuzla doğrudan ilişkilendirilmektedir. Bu süreçte, kurumsal bilgileri içeren A formları hakkında güncel bilgilere erişmek için Proje Destek Ofisi ile temasa geçebilirsiniz. A formu örneğine erişmek için lütfen tıklayınız.

Sunulan proje başvurularından eşiği geçen ve desteklenmesi uygun görülen projeler için proje koordinatörleri müzakereye çağrılmaktadır. Proje koordinatörleri müzakereleri yürütmekte, Proje Destek Ofisi koordinatörlere bu süreçte destek ve danışmanlık vermektedir. Sadece Marie Curie projelerinde, Proje Destek Ofisi müzakereyi doğrudan yürütmektedir.

ODTÜ’de yürütülecek uluslararası projeler için özel bir banka hesabı açılmaktadır. Projenize ait özel hesabın açılması için Hesap Açım Formunu doldurup Proje Sözleşmesi ile (bütçesi ile) birlikte Proje Destek Ofisi’ne iletmeniz yeterlidir. Hesap açma işlemi 2-5 gün arasında tamamlanmaktadır. Hesap açıldıktan sonra hesap bilgileri proje yürütücüsüne iletilmektedir.

Hesap Açım Formu

Hesap bilgilerine sahip olduktan sonra Financial Identification Form'u doldurarak Koordinatöre ya da EPSS'ye yükleyebilirsiniz. Financial Identification Form örneğine erişmek için lütfen tıklayınız.

Genel Gider Payı ve Projelerin Yönetimi ile ilgili ÜYK Kararları’na erişmek için lütfen tıklayınız.

Kurum Yetkilisi tarafından imzalanması için proje sözleşmenizi (bütçe sayfası ile) Proje Destek Ofisi’ne iletmeniz yeterlidir.

Kurum Yetkilisi tarafından imzalanması için Konsorsiyum Anlaşması’nı Proje Destek Ofisi’ne iletmeniz yeterlidir.

Konsorsiyum Anlaşması’nın hukuki olarak incelenmesini dilerseniz, bunu belirtmeniz yeterli olacaktır. Anlaşma metni, incelenmek üzere Hukuk Müşavirliği’ne gönderilmektedir (Sürecin uzun süreceği göz önüne alınarak Anlaşma’nın imza için son tarihinden en az 15 gün önce Ofis’e iletilmesi tavsiye edilmektedir).

Avrupa Birliği tarafından sağlanan hibeler, Katma Değer Vergisi’nden muaftır. Bu muafiyet, bir Sertifika aracılığı ile kullanılmaktadır. KDV İstisna Sertifikası ile ilgili bilgi notu için tıklayınız.

KDV İstisna Sertifikası başvuru hakkında bilgi ve formlara aşağıdan ulaşabilirsiniz.

• KDV İstisna Sertifikası Başvurusu
• KDV İstisna Sertifikası başvurusu için Proje Destek Ofisi ile iletişime geçiniz.
• Projenizin kabul edilmesi sonrasında KDV İstisna Sertifikası başvurusunun bir ay içerisinde yapılması tavsiye edilmektedir.

• Proje hesabınıza, proje sözleşmeniz imzalandıktan sonra en geç 45 gün içerisinde “ön ödeme” yapılmaktadır. Proje harcamalarınız, ön ödeme yapıldıktan sonra yapılabilecektir.
• Ön ödemenin yapıldığına dair bilgi Muhasebe Birimi’nin bilgilendirmesi üzerine Proje Destek Ofisi tarafından size iletilecektir.
• Mal ve hizmet alımları ile ilgili bilgi, belgeler ve süreç için BAP ile iletişime geçebilirsiniz.
• Gerekli belgelere/formlara Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İnternet sayfasından ulaşabilirsiniz.

Projenize “ön ödeme”nin yapılmasından sonra proje personeline ödeme yapabilirsiniz. Personel ödemeleri, görevlendirmeleri ve sözleşmeleri hakkında BAP ile iletişime geçiniz.

Gerekli belgelere/formlara Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İnternet sayfasından ulaşabilirsiniz.

• Maliye Bakanlığı'na iletilmesi gereken bildirimlerle ilgili bilgi notu için tıklayınız.
• Formlara buradan ulaşabilirsiniz.

Finansal rapor, proje yürütücüsü tarafından hazırlanmaktadır. Hazırlanan finansal raporlar, Proje Destek Ofisi tarafından yapılan harcamalar temelinde değil, hesaplamalar temelinde kontrol edilerek, Kurum Yetkilisi’nin imzasına sunulmaktadır. Hazırlanan finansal raporları Ofis’e iletmeniz yeterlidir.

Marie Curie projelerinde, proje yürütücüleri sorun ile karşılaştıkları takdirde Proje Destek Ofisi ile iletişime geçebilirler.

Bilimsel raporlar, proje yürütücüleri tarafından hazırlanarak, online rapor sunma programı üzerinden Komisyon'a iletilmektedir.

Projenizin bütçesi 375000 €’dan fazlaysa projenizin mali müşavir denetiminden geçmesi zorunludur. Ayrıca, uluslararası projeler, proje süresince ve proje sözleşmesi bitiminden beş yıl içerisinde Avrupa Komisyonu tarafından denetlenebilir. Bu süreçte, Proje Destek Ofisi ve BAP yürütücülerimize destek vermektedir.

Projenize son ödemenin yapılmasından (final payment) itibaren 1 ay içerisinde harcamalarınızı yaparak, Hesap Özet Cetvelini Proje Destek Ofisi’ne iletmeniz gerekmektedir. Hesap Özet Cetveli hazırlanarak, Maliye Bakanlığı’na tamamlandığı bildirilen projelere ait proje banka hesapları kapatılmaktadır. Hesap Özet Cetveli'nin doldurulması süresince Proje Destek Ofisi ve Muhasebe Birimi proje yürütücülerine destek olmaktadır.

Hesap Özet Cetveli

Hesap Özet Cetvelleri Maliye Bakanlığı'na iletilen projelere ait özel banka hesapları kapatılmakta; hesaplarda kalan tutarlar, Rektörlük Avrupa Birliği Emanet Hesabı'na aktarılmaktadır.

Emanet Hesabın kullanımına ilişkin kurallar, ODTÜ Üniversite Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen Yönerge ile düzenlenmiştir. Yönergeye buradan ulaşabilirsiniz.

Emanet Hesap kullanımı ile ilgili iş akışına buradan ulaşabilirsiniz.

Emanet Hesap Fonu'ndan destek almak için başvurmak isteyen araştırmacılarımız aşağıdaki talep formunu doldurarak Proje Destek Ofisi'ne iletebilirler:

• Emanet Hesap Dilekçe Örneği
• Emanet Hesap Talep Formu
• Proje Hesap Kapatma Dilekçe Örneği